Clicky

Door januari 9, 2014 0 Reacties Lees meer →

Welke rol spelen social media bij onboarding van nieuwe medewerkers?

Onboarding (in goed Nederlands: Introductie) van nieuwe medewerkers is een vraagstuk waar veel organisaties mee worstelen, vooral om dit onboarden succesvol te laten zijn. Volgens mij kunnen social media hierbij een rol spelen.

Voordat ik in ga op de ideeën die ik hierover heb, vind ik het van belang om iets meer te vertellen over mijn ervaring met onboarden van nieuwe medewerkers. Deze ervaring heb ik jarenlang opgedaan bij een grote winkelorganisatie, waar ik introductieaanpakken heb bedacht en geïmplementeerd voor verschillende onderdelen van het bedrijf.

Belang van een goede introductieaanpak

Organisaties, en zeker die een hoog verloop van personeel hebben, onderkennen vanuit goed werkgeverschap vaak het belang van een goede introductie van nieuwe medewerkers. Een aantal redenen waarom onboarding belangrijk is voor deze organisaties (Bron: De introductiegids, 49 tips voor het inwerken van nieuwe medewerkers – Toine Al):

  • Stimuleren van de loyaliteit en betrokkenheid bij de organisatie
  • Terugdringen van kosten en tijd voor het aantrekken en inwerken van een nieuwe medewerkers
  • Nieuwe medewerkers functioneren sneller en beter in de functie
  • Verlagen van de kans op voortijdig opstappen
  • Sneller vaststellen wat de talenten zijn van de nieuwe medewerker en zorgen dat deze goed uit de verf komen
  • Vergroten van loopbaankansen en interne samenwerking
  • De organisatie wordt aantrekkelijker als werkgever

Opzetten van een introductieaanpak

Een goede introductieaanpak houdt rekening met de fase waarin de medewerker in dienst is:

  • Vóór indiensttreding: verwelkomen van medewerker, ervoor zorgen dat collega’s op de hoogte zijn van de komst van de nieuwe collega en het voorbeiden van het introductieprogramma.
  • De eerste dag: persoonlijk welkomstgesprek door leidinggevende, doornemen van introductieprogramma, toewijzen en kennismaken met een ‘buddy-collega’ voor alledaagse vragen en een praktijkopleider en beginnen met kennis opdoen, door bijvoorbeeld volgen van e-learningmodules of doornemen van informatie.
  • De eerste weken: eerste werkzaamheden verrichten, opgeleid worden in de praktijk, kennismaken met collega’s, verder kennis opdoen van organisatie, regelmatig bespreken van de introductieaanpak en eventueel bijstellen op basis van de feedback van de nieuwe medewerker.

De duur van de introductieperiode hangt af van de ervaring van de medewerker en de complexiteit van de werkzaamheden, maar in de regel duurt zo’n periode minimaal drie maanden tot een half jaar.

Uitvoering van de introductieaanpak

De introductie van nieuwe medewerkers werd in het verleden vaak voor een groot deel gecoördineerd en uitgevoerd door centrale afdelingen, zoals een HR- of Communicatieafdeling. Dit had als voordeel dat deze delen van de introductie op een uniforme wijze werden uitgevoerd en dat medewerkers in contact kwamen met collega’s uit andere onderdelen van de organisatie. Maar deze aanpak was vaak inflexibel: een minimum aantal nieuwe medewerkers was nodig voor de centrale bijeenkomsten, het kostte tijd om medewerkers uit het feitelijke werk te halen en daarnaast verliep de opvolging en borging in de praktijk niet altijd soepel.

De laatste jaren wordt de gehele verantwoordelijkheid voor de introductie van nieuwe medewerkers meer en meer bij lijnmanagers gelegd. Vanuit het basisidee dat de lijnmanager integraal verantwoordelijk is voor zijn personeel, is dit geen verkeerde keuze. De lijnmanager en de nieuwe medewerker worden hierbij geholpen met materialen om de introductie succesvol te laten verlopen. Dit varieert van een handleiding over wat een leidinggevende en de begeleidende collega moeten doen, informatie en e-learningmodules voor de nieuwe medewerker om zelf kennis op te doen en materiaal voor praktijkopleiding, zoals checklists.

Hoe kunnen social media de introductieaanpak verbeteren?

Een deel van de introductieaanpak wordt vaak al ondersteund met de beschikbare digitale middelen, zoals e-learningmodules, een leerplatform of LMS, en online informatie via intranet. Toch kunnen de hedendaagse social media en andere technische mogelijkheden volgens mij de introductieaanpak nog verder verbeteren.

Hierbij een aantal ideeën die ik hierover heb:

Online community
Online community, zoals een Facebook van de organisatie of het eigen team. In zo’n community worden zaken besproken die relevant zijn voor het team of de organisatie. Dit kan variëren van het delen van relevante nieuwsfeitjes, maar ook voor het delen van foto’s of ervaringen. Mijn ervaring is dat zo’n community goed kan werken voor het binden van de medewerkers bij het team of de organisatie, mits de community actief wordt gebruikt, regelmatig wordt geüpdatet en relevante informatie bevat. Het valt of staat hierbij met de inzet van personen die een actieve rol spelen bij het promoten en onderhouden van de community. Dit kan een leidinggevende zijn, maar vaak zijn er betrokken medewerkers die het leuk vinden en handig zijn om de community te onderhouden.

Online checklists
Online versies van de checklists, die zowel via smartphones als via computer of tablets te gebruiken en af te vinken zijn. In de praktijk zijn deze checklists vaak alleen nog op papier beschikbaar, bijvoorbeeld als onderdeel van een opleidingsboekje voor de medewerker. Maar zo’n boekje is niet altijd handig om mee te nemen op de werkvloer, raakt soms kwijt en wordt vaak ook niet actief bijgehouden. Met een online versie zou dit volgens mij veel eenvoudiger kunnen, waardoor zowel de medewerker als de begeleiders beter inzicht hebben in de status van het introductieprogramma. Zeker als er dan ook nog een automatische koppeling is met de registratie in het LMS wordt de administratie een stuk eenvoudiger.

Online agenda
Online agenda waarin automatisch de introductieprogramma’s worden geladen met vaste momenten waarop een bepaalde actie moet gebeuren, zoals een voortgangsbespreking met de leidinggevende. Als vanuit de agenda vervolgens reminders worden gestuurd naar zowel de medewerker, de leidinggevende  en de begeleidende collega, dan is de kans groter dat de actie wordt uitgevoerd. Zo’n agenda helpt iedereen om de acties op de afgesproken momenten te ondernemen. Meestal is het geen onwil om iets niet te doen, maar wordt het in de haast van het werk gewoonweg vergeten. Een papieren versie van een agenda om de vaste momenten vast te leggen is een mogelijk alternatief, maar vergt veel meer discipline om te onderhouden en is niet overal toegankelijk.

Online videoplatforms
Online videoplatforms voor de nieuwe medewerker om kennis op te doen over de organisatie en het werk. Video’s werken vaak het beste om iets over te brengen. Met professionele video’s kan een organisatie de medewerker informeren over de organisatie. Hierdoor wordt iedereen op een uniforme wijze geïnformeerd en kan de organisatie ook betrokkenheid creëren. Maar wellicht nog effectiever en kostenefficiënter is de mogelijkheid om medewerkers zelf video’s te laten maken en te delen met anderen. Medewerkers weten vaak als geen ander hoe ze een bepaalde handeling moeten uitleggen en vinden het ook leuk om dit met andere te delen. En zeker in grote organisaties met veel jongere medewerkers, zoals scholieren en studenten, zijn er heel veel talenten te vinden die video’s kunnen maken die niet onder doen voor professionele videomakers.

Online discussiegroepen
Online discussiegroepen met collega’s binnen en buiten het bedrijf voor het uitwisselen van kennis en ervaring over het werk. Via deze discussiegroepen kunnen collega’s vragen, ideeën en ervaringen delen met elkaar, die door anderen vervolgens worden beantwoord. Zo’n online discussiegroep is vaak een onderdeel van een interne online community, maar er zijn ook externe community’s met online discussiemogelijkheid. Zo zijn er speciale Facebookpagina’s voor Caissières en Vakkenvullers, waarin medewerkers uit verschillende winkelketens hun ervaringen delen.

Organisaties zijn hier soms terughoudend in, omdat men bang is dat er bedrijfsgevoelige informatie naar buiten komt of omdat er openbare discussies kunnen plaatsvinden die schade kunnen berokkenen aan het bedrijf. Toch blijkt dit in de meeste gevallen mee te vallen. Als een discussie uit de hand dreigt te lopen, dan wordt dit vaak vanzelf opgelost door zelfregulering door andere deelnemers of in het uiterste geval zal een redacteur ingrijpen. Organisaties zouden open moeten staan voor deze mogelijkheden, omdat het de medewerkers kan helpen meer betrokken te zijn bij hun werk en ook beter te presteren door ideeën van anderen. Het is wel belangrijk om goede regels en afspraken te hebben hoe je als organisatie wilt omgaan met dit soort mogelijkheden.

Mail- en chat
Mail- en chatmogelijkheden voor alle medewerkers. In deze tijd zijn mail en chat voor vrijwel iedereen een normale manier van communiceren. Toch zijn veel organisaties nog terughoudend om zakelijke mail- en chataccounts beschikbaar te stellen aan alle medewerkers. Daar kleven uiteraard kosten aan, maar het biedt ook weer mogelijkheid voor directere communicatie met alle medewerkers. Neem bijvoorbeeld het automatisch versturen van een bericht vanuit een LMS als er een nieuwe opleidingsmodule beschikbaar is voor de medewerker. Nu moet de medewerker dit te horen krijgen via zijn leidinggevende. Een alternatief zou zijn dat medewerkers hun eigen mailaccount kunnen gebruiken en registreren in de systemen die organisaties gebruiken, zodat ze in ieder geval bereikbaar zijn. Maar dan moet dit uiteraard wel op een eenvoudige manier mogelijk zijn.

Organisaties zijn wel bezig met deze ideeën, maar door beperkingen in de technische omgeving of vanwege een beperkend beleid wordt er nog maar weinig gebruik van gemaakt. Toch zal dit steeds normaler worden en zullen steeds meer organisaties gebruik gaan maken van social media om nieuwe medewerkers te introduceren. Geen slechte ontwikkeling volgens mij dus!

Wat is jouw ervaring met onboarding en social media?

Tot zover mijn ideeën over de introductie van nieuwe medewerkers en hoe social media hier een rol kan betekenen. Ik sta open voor meningen hierover en nodig je uit om je ervaring te delen met de introductie van nieuwe medewerkers en vooral hoe social media en andere technologie deze kunnen verbeteren.

Geplaatst in: Blogs, Home
Frank de Wit

Over de Auteur:

Als zelfstandig adviseur ondersteunt Frank de Wit organisaties bij de inzet van digitale middelen voor leren en communiceren. Hij heeft jarenlange ervaring opgedaan als opleidingsadviseur bij een grote internationaal opererende winkelorganisatie. Frank is vooral gespecialiseerd op het gebied van digitale middelen, zoals e-learning, LMS en social media om de kennis en vaardigheden van medewerkers te verbeteren. De ontwikkeling en implementatie van introductie- en inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers ziet hij als absolute uitdaging.

Plaats een reactie

Please insert the signs in the image:

AANMELDEN NIEUWSBRIEF